- Objectif de la politique
La présente politique a pour objectif d’assurer la protection des renseignements personnels et d’encadrer la manière dont Violaine Belzile, Avocates S.A. les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. Elle renseigne également toute personne intéressée sur la manière dont Violaine Belzile, Avocates S.A. traite leurs renseignements personnels.
Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Violaine Belzile, Avocates S.A. par des moyens technologiques.
La présente politique a été approuvée par la personne responsable des renseignements personnels de la société Violaine Belzile, Avocates S.A.
- Applications et définitions
2.1. Application
Cette politique s’applique à tous les employés, consultants et dirigeants de Violaine Belzile, Avocates S.A.
2.2. Personne responsable des renseignements personnels
La personne responsable des renseignements personnels de Violaine Belzile, Avocates S.A est Violaine Belzile. Son rôle est d’assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnel, notamment par rapport à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle approuve les politiques et pratiques concernant l’encadrement des renseignements personnels et est responsable de mettre en œuvre la présente politique et s’assurer de son application.
2.3. Renseignement personnel
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier (par exemple un numéro de téléphone ou des renseignements bancaires).
Est un renseignement personnel sensible, tout renseignement personnel envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée (par exemple des renseignements bancaires ou des renseignements biométriques).
Les renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise (les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne) ne constituent en général pas des renseignements personnels. Plus précisément, ces renseignements ne sont pas visés par les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) de la présente politique. Ces mêmes sections ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public.
2.4. Incident de confidentialité
Est un incident de confidentialité, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel. Un incident de confidentialité est également la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.
- Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels
3.1. Consentement
Aucun renseignement personnel n’est recueilli, utilisé ou communiqué sans le consentement de la personne concernée, sauf s’il s’agit d’un cas autorisé par la loi.
La loi autorise notamment l’utilisation d’un renseignement personnel pour des fins pour lesquelles il a été recueilli et compatibles avec celles-ci.
Il est possible que le consentement soit parfois implicitement obtenu, par exemple lorsque la personne concernée fournit ses renseignements personnels après avoir été informée de la finalité de la collecte, utilisation et communication de ses données à l’aide de la présente politique.
3.2. Collecte
3.2.1. Renseignements personnels recueillis
Certains renseignements sont recueillis dans le cadre des activités de Violaine Belzile, Avocates S.A. dont des renseignements d’identification (tels des noms et prénoms), des renseignements de facturation, des coordonnées de contact (tel des numéros de téléphone et des adresses courriels) et des renseignements liés au recrutement (dans le but de combler un poste dans le cabinet). La collecte est limitée qu’aux renseignements personnels nécessaire dont Violaine Belzile, Avocates S.A. a besoin pour remplir ses activités.
Violaine Belzile, Avocates S.A. peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’un tiers si nécessaire et si la personne concernée y consent ou si la loi l’autorise. Dans un tel cas, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés.
La loi autorise notamment la collecte des renseignements personnels auprès d’un tiers, sans le consentement de la personne concernée, s’il existe un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne concernée et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps opportun, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer de l’exactitude des renseignements.
Cette collecte peut être effectuée en personne, par courriel, par téléphone, par visioconférence ou au moyen d’un formulaire.
3.2.2. Finalité de la collecte
Les renseignements personnels recueillis sont utilisés dans le cadre de la prestation de services, la gestion administrative et la gestion des relations avec les clients par Violaine Belzile, Avocates S.A., notamment afin de fournir des services et des conseils juridiques aux clients ou dans le cadre des médiations, en accord avec la loi et la réglementation. Ils peuvent également être utilisés pour traiter les demandes d’emploi, assurer le recouvrement des honoraires dû à Violaine Belzile, Avocates S.A. et respecter les obligations en vertu de la loi et de la réglementation.
3.2.3. Témoins de connexions
Le site internet de Violaine Belzile, Avocates S.A. (https://rttlegal.ca) ne recueille pas d’informations des personnes le visitant au moyen de témoins de connexion.
3.3. Détention et utilisation
Violaine Belzile, Avocates S.A. s’assure que les renseignements qu’elle détient sont à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
Les renseignements personnels d’une personne ne sont utilisés que pour les raisons indiquées à la présente politique ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte, sauf les exceptions prévues par la loi. Un nouveau consentement est obtenu de la personne concernée pour l’utilisation de ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin.
La loi prévoit notamment les cas que le consentement de la personne n’est pas requis lorsque :
- cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
- cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
- cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
3.4. Communication
Le consentement de la personne concernée sera toujours obtenu avant la communication de ses informations personnelles à un tiers à moins d’exceptions prévues par la présente politique ou la loi. S’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, c’est le consentement explicite de la personne qui sera obtenu à moins d’exceptions prévues par la présente politique ou la loi.
La communication à des tiers étant parfois nécessaire, des renseignements personnels sont communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée à certaines occasions, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants :
- Des renseignements personnels pourraient être communiqués à des tiers dans le but de fournir des services juridiques, par exemple dans le cadre d’une action en justice, d’une procédure d’arbitrage ou de médiation. Sont compris dans les tiers les parties intéressées et adverses, leurs avocats et leurs conseillers, les témoins, les experts, les tribunaux et autres.
- Des renseignements personnels sont transmis aux fournisseurs de services tels ceux qui s’occupent de l’hébergement des données de Violaine Belzile, Avocates S.A. et du soutien logiciel. L’accès est seulement donné dans la mesure nécessaire à la prestation des services.
- La communication d’un renseignement personnel à un organisme public (comme le gouvernement) si la loi l’exige (par exemple lors d’un mandat de perquisition).
3.4.1. Communication à l’extérieur du Québec
Les données des clients sont, en règle générale, entreposées et traitées au Québec, cependant il est possible qu’elles soient communiquées à l’extérieur de la province par exemple s’il en est nécessaire aux fins de la prestation de services de Violaine Belzile, Avocates S.A. ou si Violaine Belzile, Avocates S.A. a recours à des fournisseurs de services ou des sous-traitants à l’extérieur de la province.
- Conservation et destruction des renseignements personnels
4.1. Conservation et destruction des renseignements personnels
4.1.1. Conservation
Violaine Belzile, Avocates S.A. conserve les renseignements personnels pour la période nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si la loi exige ou autorise une conservation plus longue. La durée de conservation peut changer en fonction de la nature des renseignements personnels. En règle générale les renseignements contenus aux dossiers des clients peuvent être conservés jusqu’à 7 ans après la fermeture du dossier.
4.1.2. Destruction
La destruction des renseignements personnels détenu par Violaine Belzile, Avocates S.A se fait de façon sécuritaire. La destruction des renseignements personnels sur support physique, notamment, se fait par déchiquetage.
Pour plus de précisions sur la durée de conservation et la destruction des renseignements personnels, veuillez contacter le responsable de protection de données (indiqué dans la présente politique).
- Politique relative à la sécurité de l’information ;
5.1. Sécurité des renseignements personnels
5.1.1. Mesures de sécurité
Violaine Belzile, Avocates S.A. a en place des mesures de sécurités appropriées à assurer la protection des renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.
5.1.2. Accès restreint
Nous limiterons l’accès aux renseignements personnels aux employés qui en ont besoin pour l’exécution de leurs fonctions, et nous veillerons à ce qu’ils soient informés de leurs obligations de confidentialité.
Des mesures sont en place pour limiter l’accès à un renseignement personnel uniquement aux employé.es et aux personnes qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Un consentement sera demandé avant l’allocation de l’accès à toute autre personne.
- Politique de gestion des incidents de confidentialité et processus de réponse aux incidents
Si des motifs, permettant de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, surviennet, des mesures raisonnables seront prises pour diminuer le risque qu’un préjudice soit causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature surviennet.
Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, la Commission d’accès à l’information sera avisée ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. De plus, sera aussi avisé, avec seulement les renseignements personnels nécessaires à cette fin, toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque. Dans ce dernier cas, le responsable de la protection des renseignements personnels enregistrera la communication.
De plus, l’incident sera enregistré dans le registre des incidents tenu par Violaine Belzile, Avocates S.A.
- Vos droits
Sous réserve de certaines restrictions, vous avez le droit de retirer en tout temps votre consentement quant à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. Vous avez également le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de les actualiser, ainsi que de rectifier les erreurs qui s’y trouvent.
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, vous pouvez soumettre une demande écrite aux cordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels (section 9).
Toute demande est traitée dans les 30 jours de la date de sa réception. Dans le cas d’un refus, celui-ci est motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus, ainsi que les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer.
Quelques exceptions suivant la loi s’appliquent, notamment seront généralement refusées les demandes concernant les renseignements protégés par le privilège du secret professionnel des avocats, les renseignements obtenus dans le cadre d’un processus officiel de règlement des litiges, les renseignements sur un autre particulier si leur communication équivaut à la divulgation de renseignements commerciaux confidentiels ou des renseignements communiqués aux services policiers ou à d’autres autorités légitimes si leur communication est interdite.
- Procédure relative à la réception et au traitement de plaintes
8.1. Mise à jour de la politique de protection des renseignements personnels
La présente politique sera régulièrement révisée pour assurer sa conformité à la loi. La date de la dernière mise à jour sera marquée à la fin de la présente politique.
- Plaintes et enquête
Toute personne souhaitant poser une question, émettre un commentaire ou formuler une plainte au sujet de l’application de la présente politique ou, de façon plus générale, de la protection des renseignements personnels de Violaine Belzile, Avocates S.A., de plaintes ou de commentaires au sujet de la présente politique, peut le faire en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels (dont les coordonnées se trouvent à la section 8 de la présente politique).
Toute plainte sera traitée de façon confidentielle dans les 30 jours suivant sa réception.
Un dossier distinct sera constitué pour chaque plainte contenant la plainte envoyée, l’analyse de la plainte et la documentation à l’appui.
De plus, il est possible de s’adresser à Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la personne responsable. Ses coordonnées sont les suivantes :
Violaine Belzile
violaine.belzile@rttlegal.ca
606, rue Cathcart, bureau 735, Montréal (QC) H3B 1K9, Canada
Dernière mise à jour de la politique de confidentialité: 24 avril 2025